No siempre dos cabezas son mejor que una.

Existe un adagio popular que dice “cada cabeza es un mundo”, y, como sucede con todos los clichés, estas palabras están llenas de verdad. Ningún dicho define mejor que este a un trabajo muy común en las relaciones públicas: la realización de textos para el cliente. Tener una idea, desarrollarla y plasmarla en palabras puede resultar un camino sinuoso si son muchas las mentes a las que se les incumbe en el trabajo.

Lo más importante en un texto es dar al lector una imagen clara y concisa de lo que se quiere transmitir. Cuando son muchas las personas que aportan al texto, este resulta disforme, sin hilo conductor y, sobre todo, sin un lenguaje común que logre transmitir la idea principal.

Es por eso que lo mejor es que sólo haya tres personas incluidas en la elaboración y redacción del texto: el cliente, el escritor/redactor y el editor de estilo y redacción. El primero tiene que transmitir la idea y hacer la revisión final (el texto no queda hasta que este esté satisfecho), mientras que el segundo se encargará de toda la elaboración del texto en base a lo expresado por el cliente, además de incluir lo que este ha investigado y aprendido sobre el tema a tratar; por último,  el tercero hará la revisión puntual de cada línea –antesala de la lectura final del cliente-, buscando siempre la buena presentación de la forma y un fondo que cuaje y que dé a entender lo que nuestro cliente quiere decir. Es así como una sencilla trinidad puede ahorrar horas de trabajo y de desgaste muchas veces innecesario.

¿Cómo redactar un correo electrónico?

Redactar un correo parecería muy simple, pero es importante destacar las normas básicas que debemos seguir para que nuestros mensajes cumplan su objetivo: ser respondidos.

1.       Asegúrate de que estás escribiendo a la persona y dirección electrónica correcta.

2.      Asegúrate de que tu correo le llegue a todos a quienes debe llegar usando el botón “Responder a todos”. A veces con las prisas no nos damos cuenta y solo lo contestamos a una sola persona, en caso de que el correo sea grupal.

3.      Saluda adecuadamente, y si no hay mucho confianza a la persona que le escribes, se recomienda empezar con: “Estimado sr./ sra.”.

4.      Despídete de buena manera, puedes utilizar: “Un saludo cordial”, “Saludos”, “Quedo de ti”, y formas similares.

5.      Añada información si es que la persona a la que le escribes no la conoces, preséntate primero.

6.      No escribas todo con mayúsculas, ya que equivalen a gritar. No las utilices para enfatizar algo, se recomienda que las utilices en negritas.

7.      Trata de que tu ortografía sea limpia y utiliza adecuadamente los signos de puntuación, esto te ayudará a que se entienda mejor.

8.     Separa los párrafos.

9.      Dale formato a tu texto para que sea legible y comunique lo que deseas transmitir. Utiliza todas las herramientas como negritas, cursivas, viñetas, sangrías, etc.

10.  Si vas a contestar un correo, borra el contenido de éste para que se vea limpio.

11.  No adjuntes, esto satura el correo del destinatario. Utiliza los enlaces web, o utiliza servidores que ayudan al envío de archivos pesados. Y muy importante, no olvides agregarlos.

12.  El uso de los emoticonos se recomienda cuando existe confianza entre las dos personas.

13.  Trata de no ser excesivamente formal. Las personas que están habituadas a los medios 2.0 (blogs, redes sociales,…), ya están más acostumbradas a un tanto más relajado, sin embargo, esto no justifica que debas denostar un lenguaje tan bello como el español.